#38 Digitales Trendmanagement mit Carina Hechler

Unser heutiges Thema lautet Digitales Trendmanagement. Dazu sprechen wir mit Carina Hechler, Senior Business Relation Managerin bei TRENDONE. Wir diskutieren die Frage, wie Innovationsverantwortliche die passenden Softwarelösungen zur Digitalisierung ihrer Trend- und Innovationsprozesse finden. Carina zeigt auf, welche Probleme durch gute Tools leicht zu lösen sind und stellt einen strukturierten Prozess zur Softwareauswahl vor. Am Ende der Folge erfahrt ihr, was besonders beim Rollout zu beachten ist.

Peter von Aspern
Director Trend Services, TRENDONE Hamburg

Sebastian Metzner
Chief Strategy Officer, TRENDONE Berlin

Carina Hechler
Senior Business Relations Manager, TRENDONE Hamburg

TRENDONE Podcast Episode #38 Digitales Trendmanagement mit Carina Hechler

"Wenn wir uns zum Beispiel das Thema Ideenmanagement anschauen, dann bin ich der Überzeugung, dass das ohne eine Softwarelösung gar nicht machbar ist."

Transkription Podcast-Episode #38 Digitales Trendmanagement mit Carina Hechler vom 10.12.2021 | 57 Min.

Sebastian Metzner: Das Thema für heute ist Digitales Trendmanagement. Worum geht es heute?

Peter von Aspern: Wir erleben gerade, dass immer mehr Innovationsteams und Innovationsverantwortliche vor der Entscheidung stehen, Software einzusetzen für das Management von Trends und Innovationen. Wir haben das Thema bereits in verschiedenen Folgen bei uns angeschnitten. Vom Markt kommen sehr viele Anfragen zu diesem Thema und sehr viele Kunden und Unternehmen beschäftigen sich mit diesem Thema. Aus diesem Anlass haben wir das Thema heute gewählt, Digitales Trendmanagement.

Sebastian Metzner: Corona hat dieses hybride Arbeiten zu einer Standardeinstellung gemacht und deshalb sind mehr digitale Prozesse notwendig. Wir haben schon öfter drüber gesprochen, welchen Anforderungen Innovationsverantwortliche unterliegen, die Tiefe und die Breite, die wir in der Folge 36 zu den Herausforderungen angesprochen hatten, ist ebenfalls ein sehr guter Motor, der das ganze Thema, wie kann ich meine Prozesse im Trend- und Innovationsmanagement digitalisieren, vorantreibt. Und nicht zuletzt die vielen Ansprechpartner, die ich heute habe. Innovation ist ja etwas, was an vielen Stellen aufpoppt. Im Marketing, im Vertrieb und selbst im Controlling muss man heutzutage innovativ sein. Das heißt, um diese Kommunikation zu managen, braucht man einfach digitale Lösungen. Es ist ein komplexes Thema, denn wenn es um Softwareprojekte geht, hat man gleich Respekt. Das könnte lange und teuer werden, sind die Gedanken. Ist das wirklich so, frage ich mich?

Peter von Aspern: Ich glaube schon, es gibt eine Statistik, dass ein Großteil von IT-Projekten scheitert. Gefühlt über die Hälfte geht irgendwie schief. Das Einführen von Software ist oft tatsächlich ein komplexes Thema. Sehr viele Schnittstellen innerhalb deiner Organisation werden tangiert. Du hast verschiedene Stakeholder, die abgeholt werden wollen, du musst über die Anforderungen nachdenken, über die schon vorhandenen Prozesse, was passt zu uns, wie sieht es mit dem Budget aus, wieviel interne Zeit wollen wir für das Thema investieren und so weiter. Es stellen sich ganz schnell viele Fragen, die man beantworten muss. Um durch dieses Dickicht durchzukommen, zeigen wir in dieser Folge auf, wie Innovationsverantwortliche die passende Softwarelösungen für sich und ihre Anforderungen finden können, um dabei zu helfen, dass dieser Zeitaufwand nicht allzu groß wird und man eine Führung hat, wie man dieses Thema strukturiert und sinnvoll angeht, um Entscheidungen treffen zu können, welche Innovationslösung die Richtige ist. Die perfekte Ansprechpartnerin für dieses Thema ist unsere Kollegin Carina Hechler, die seit 2019 bei uns ist. Sie ist bei uns als Business Relation Managerin tätig.

Carina Hechler: Hallo ihr beiden.

Sebastian Metzner: Bitte stelle dich und deinen Werdegang kurz vor.

Carina Hechler: Mein Name ist Carina Hechler und ich bin Business Relation Managerin bei TRENDONE. Ich habe in Holland BWL studiert mit dem Schwerpunkt Tourismusmanagement und sah mich während des Studiums auf einer Insel in einem schicken Ressort. Es ist nicht so gekommen. Heute sitze ich hier in Hamburg im Tonstudio. Ich habe den Weg über unterschiedlichste Stationen hierher gefunden. Ich habe für den Weltmarktführer im Integrity Management in Niedersachsen gearbeitet, war dann bei einem großen Logistikanbieter, dann in einem kleinen Start-Up. Was diese Stationen gemeinsam hatten, war der Bezug zu Software, ich war in der Betreuung von Software beim Kunden oder im Software Sales angesiedelt. Da habe ich versucht, die besten Produkte und die passenden Softwarelösungen gemeinsam mit dem Kunden zu finden. Das mache ich heute tagtäglich bei TRENDONE auch seit zweieinhalb Jahren und betreue hier unseren Trendmanager. Privat bin ich viel sportlich und mit meinem Hund unterwegs.

Peter von Aspern: Wie ist aktuell die Situation in den Innovationsteams? Die Pandemie hat unseren Arbeitsalltag massiv verändert und Remote Working oder hybrides Arbeiten ist heute schon zum Standard geworden in der Welt der Wissensarbeiter. Das zieht natürlich eine Digitalisierung von Trend- und Innovationsmanagement nach sich. Du sprichst häufig mit Innovationsverantwortliche und hast sicherlich ein Gefühl, wie digitalisiert die Kunden sind inzwischen. Wie beurteilst du den Status der Digitalisierung von Innovationen in Unternehmen?

Carina Hechler: Durch die Pandemie merkt man eine ansteigende Nachfrage nach digitalen Lösungen. Ich werde heute sehr viel aus dem Thema Trendmanagement erzählen. Wenn wir uns digitale Tools oder Innovationstools anschauen, da gibt es ganz unterschiedliche Lösungen. Vom Scouting, von der digitalen Datenbank über Ideenmanagement über ein Projekt, über Partner Scouting, oder auch ganzheitliche Innovationstools, die sehr groß aufgesetzt sind. Der Fokus heute liegt bei den Trendmanagement Tools, das ist unsere Stärke bei TRENDONE, das ist auch das, worüber ich mit den meisten Kundinnen spreche. Ich sehe derzeit zwei Hauptlager, das sind zum einen Unternehmen, die sehr viele Tools schon haben und damit arbeiten. Da werden Lösungen an unterschiedlichen Stellen implementiert im Unternehmen, die noch nicht zu 100 Prozent ineinandergreifen, und das ist dann auch das Problem. Wenn ich an vielen Stellen parallel arbeite und die nicht optimal ineinandergreifen, dann kann ich nicht wirklich viel Wirkung ins Unternehmen kriegen. Es gibt bereits Tools, die haben aber noch nicht die gewünschte Wirkung. Es wird weiter geschaut, ob man eine bessere Lösung findet. Dann gibt es eine zweite Gruppe von Unternehmen, und wenn ich mit den Innovationsverantwortlichen spreche, dann nutzen die noch gar keine Tools. Die arbeiten das Ganze noch analog ab. Die arbeiten natürlich mit Powerpoint und Excel und nicht mit Papier und Stift, es gibt aber keinen systematischen Prozess dort, kein spezifisches Tool.

Sebastian Metzner: Ich kann mir das gut vorstellen, wenn man mit Kollegen mithilfe von Powerpoint zusammenarbeitet, und bestimmte Versionen sucht über verschiedene Server und Intranet, dann ist der Aufwand riesengroß. Der Ruf nach einer Softwarelösung ist ja immer schnell gemacht. Dann kennt sich einer etwas aus und beginnt sofort, etwas zu machen. Welche Pain Points stellst du am häufigsten fest bei den Unternehmen, wenn du an diese beiden Lager denkst?

Carina Hechler: Typische Pain Points, mit denen auf uns zugegangen wird, ist fehlende Systematik. Informationen werden sehr ungerichtet gesucht im Unternehmen an den unterschiedlichsten Stellen gespeichert. Man kann zwar den Kollegen fragen aber es gibt auch viele Innovationstools, die sehr dezentral aufgestellt sind. Und da kann ich nicht mal eben den Kollegen im Asiatischen Raum anrufen. Es wird nichts bewertet, sondern einfach mal gesucht, man ist in der reaktiven Rolle und arbeitet sehr selten proaktiv. Ein zweiter, oft angesprochener Punkt, ist das fehlende einheitliche Vorgehen im Unternehmen. Das kann dann innerhalb der Innovationsabteilung aber auch übergreifend ein Pain Point oder Problem sein. Dass man in unterschiedlichen Abteilungen Innovationen ganz unterschiedlich treibt, und der eine oft nicht weiss, was der andere macht. Einer der wichtigsten Punkte ist, dass man ein sehr hohes Arbeitsaufkommen hat durch diese analoge Arbeit, die man ausführt beim Arbeiten nur mit Excel oder Powerpoint. Da gibt es einen großen Wunsch nach Entlastung und Zeitersparnis. Dann wird das Aufgabenprofil von Innovationsverantwortlichen immer breiter und tiefer, was mit der Informationsflut zu tun hat, mit den Aufgaben, die dort angesiedelt werden. Das ist ein weiterer Pain Point. Ein Begriff, der oft vergessen wird, ist die mangelnde Sichtbarkeit. Es gibt oft keine Sichtbarkeit der Innovationsabteilung in Unternehmen, und da spielt die Struktur und die Umverteilung eine Rolle. Innovation ist wichtig für ganz viele Abteilungen, Personen und Bereiche in einem Unternehmen. Jeder zieht daraus ein anderes Ziel aber dennoch muss diese Arbeit sichtbar sein.

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Typische Treiber bei der Einführung digitaler Trend- und Innovationslösungen

Peter von Aspern: Sind denn die Treiber zur Einführung einer solchen Softwarelösung nur die Pain Point oder Missstände, die es zu beseitigen gilt, oder geht es auch um Benefits? Das sind ja die beiden großen Treiber, die Unternehmen motivieren, solche Softwarelösungen einzukaufen. Benefits im Sinne von nicht nur weg von schlechten Zuständen, sondern dem Streben hin zu etwas, was man anstrebt. Mehr Sichtbarkeit ist ja auch ein positiver Antrieb.

Carina Hechler: Das Gegenteil von den Pain Points, die ich genannt habe, wären schon fast die Benefits. Es gibt beides, und ich merke auch beides in den Anfragen. Trendmanagement und Innovationsmanagement werden sichtbarer und damit auch das Streben nach dieser Sichtbarkeit. Wir haben unterschiedliche Podcasts, wir haben Webinar Reihen, wo man die Benefits ja auch aufgezeigt bekommt. Da sind wir ja auch nicht die einzigen, die diese Informationen teilen. Ich glaube, man hat viel besseren Zugang zu diesen Benefits. Natürlich kann es vorkommen, dass ich darüber auf diese Anfrage komme. Im Zweifel hatte man ja auch schon ein Tool. Dann ist man ja schon auf den Benefit draufgesprungen uns suche nur noch die optimale Lösung. Es gibt natürlich auch die umgekehrte Variante, die auch häufiger vorkommt. Die Paint Points sind das, was man am ehesten merkt, was am ehesten auch wehtut. Dementsprechend wird viel dadurch getrieben.

Sebastian Metzner: Wann ist eigentlich der Punkt, wo man als Unternehmen, als Innovationsverantwortliche oder als Innovationsteam wirklich feststellt, dass man eine Softwarelösungen braucht. Dass man irgendeine digitale Lösung braucht, weil es so nicht weitergeht. Das kann man mit viel Vehemenz vortragen, das kommt aber vielleicht auch als Prozess immer mehr. Wann ist es sinnvoll, eine Softwarelösung einzuführen?

Carina Hechler: Das kann eine schwierige Frage sein. Ich beantworte die mal aus meiner Warte. Ich meine, es ist in den meisten Fällen gut und sinnvoll, eine Softwarelösung einzuführen. Die Pain Points, die ich oben beschrieben habe, greifen ja für ganz unterschiedliche Unternehmen jeder Größe. Das gleiche gilt für Innovationsabteilungen. Die Aufgaben werden komplexer, werden tiefer, ich muss mehr managen, ich muss alles dezentraler abdecken, muss alles zusammenhalten, und ich glaube, dass es in den meisten Fällen tatsächlich Sinn macht. Wenn wir uns zum Beispiel das Thema Ideenmanagement anschauen, dann bin ich der Überzeugung, dass das ohne eine Softwarelösung gar nicht machbar ist. Ich brauche viel Kapazität, ich möchte viele Personen einbeziehen, ich suche viele Ideen, muss die bewerten und so weiter. Das sind Zyklen, die laufen über mehrere Wochen. Das kann ich ohne eine solche Software gar nicht handhaben. Grundsätzlich behaupte ich, es ist in den meisten Fällen sinnvoll. Um die Gedanken noch einmal zusammenzufassen und klare Punkte zu vermitteln, wann es sinnvoll ist, würde ich es so beschreiben, dass es immer Sinn macht, wenn man das Gefühl hat, dass man Informationen hinterherrennt. Dass man Informationen zu spät bekommt, das kann in Form von Trend sein, von Daten aus dem Unternehmen, dass ich keinen Überblick habe über meine Innovationsaktivitäten, dass ich nicht weiss, was alles an Projekten läuft, der gesamte Überblick fehlt einfach. Es gibt keine Systematik. Ich suche ungerichtet, bin eher reaktiv als proaktiv. Leute kommen auf mich zu aber eigentlich möchte ich Wissensgeber sein. Ich habe keine festen Zyklen und Zeiten, keine feste Struktur in meiner Innovationsarbeit. Ich kann analog sehr gut arbeiten, wenn keiner die Ergebnisse zu Gesicht bekommt, habe ich im Zweifel viel für mich gearbeitet aber nicht viel erreicht. Um die Sichtbarkeit zu schaffen möchte ich das Ganze ins Unternehmen kommunizieren. Ich möchte, dass Mitarbeitende partizipieren im besten Fall. Wenn ich viele Personen erreichen möchte, viele Gruppen mit einbeziehen, ist es auf jeden Fall sinnvoll, das Ganze in einer digitalen Umgebung zu strukturieren.

Der ideale Zeitpunkt zur Einführung einer Softwarelösung

Peter von Aspern: Also, wenn die Punkte, die du gerade genannt hast, nicht zutreffen sollten, sollte man sich als Innovationsabteilung zurückhalten. Wie ich das so wahrnehme, ist der Punkt wichtig, weil der Ruf nach Innovation immer sehr schnell da ist. Der Ruf, wir brauchen eine Lösung. Braucht man die wirklich? Das ist fast schon eine Gretchenfrage. Man meint, es zu brauchen. Gibt es denn einen idealen Zeitpunkt?

Carina Hechler: Es gibt die Indikatoren, zum einen die Pain Points, die, wenn sie zu schmerzhaft werden, ist es ein Zeitpunkt, über eine Innovationslösung nachzudenken. Ich glaube grundsätzlich, wenn wir uns den optimalsten Zeitpunkt anschauen, wenn es ihn gibt, ist der dann, wenn man sich sowieso mit seinen Prozessen beschäftigt. Ich spreche mit vielen Kunden und Kundinnen, die mir sagen, sie haben den Arbeitsauftrag, die Innovationsabteilung neu zu gestalten und wir bauen gerade ein ganzheitliches Trendmanagement auf, wir schauen uns gerade nochmal diese Prozesse an. Das ist der optimale Zeitpunkt, weil ich mich sowieso mit den Prozessen beschäftige, die im Zweifel später in meinem Tool nochmal beschrieben und abgebildet sind. Das ist dann definitiv ein guter Zeitpunkt. Das Gleiche gilt, wenn ich meine bestehenden Prozesse nochmal angehen möchte. Wenn ich die nochmal einem Check unterziehen möchte, ob das alles passt, was wir da machen oder ob etwas geändert werden muss. Das heißt, wenn ich beginne, meine Prozesse außerhalb eines Tools anzugehen, ist das natürlich ein guter Einstieg, um mit einem digitalen Container das weiterzuarbeiten.

Peter von Aspern: Das ist ein guter Punkt, Software bildet ja immer Prozesse ab und hat gleichzeitig eine transformative Wirkung auf bestehende Prozesse. Wenn du eine digitale Lösung hast, und bildest deinen Prozess in dieser Lösung ab, dann hat das auch immer eine Rückkopplung auf den Prozess. Es kann ihn verändern, was ja oft auch sinnvoll ist. Oftmals findet man auch andere Wege oder Lösungen, wie man diesen Prozess sinnvoll gestaltet. Unter anderem sind auch Workflows davon betroffen. Das ist teilweise wie eine digitale Transformation von solchen Prozessen, nicht nur eine Digitalisierung. Das bestärkt das, was Carina gesagt hat. Wenn man Prozesse sowieso grundsätzlich überarbeitet und sich fragt, wie stellen wir uns intern im Unternehmen auf, und wie wollen wir so etwas digital abbilden, geht idealerweise Hand in Hand. Weil man hier die meisten Chancen hat, Wirkung zu erzielen, wenn man ganzheitlich denkt. Was sind denn die Erfolgsfaktoren, die man beachten sollte, wenn man feststellt, dass man an einem Punkt ist, wo man definitiv nach einer Lösung suchen muss? Worauf muss ich denn achten, wenn ich plane, eine Softwarelösung einzuführen? Was sind deiner Meinung nach die wichtigsten Erfolgsfaktoren, wenn man auch die Suche geht nach einer passenden Softwarelösung?

Carina Hechler: Erfolgsfaktoren sind die, die mir helfen, Fehler zu vermeiden. Da würde ich als ersten Faktor eine klare Zielsetzung und einen klaren Arbeitsauftrag. Zum Beispiel sagt die IT, wir müssen eine digitale Umgebung einführen. In den meisten Fällen reicht das nicht, weil man ja ein klares Bild braucht, welche Prozesse man abbilden möchte. Es gibt ganz unterschiedliche Stadien im Innovationsprozess, angefangen von der Identifikation bis hin zum Ideenmanagement, bis hin zur Umsetzung. Wenn ich nicht weiss, wo ich ansetzen möchte, dann wird mir auch die Suche schwerfallen und die Festlegung von Erfolgsfaktoren. Mein Tipp, eine gute Zielsetzung und einen klaren Arbeitsauftrag. Und das am besten mit ausgewählten Stakeholdern. Man muss Verantwortlichkeiten festlegen, im besten Fall vorab. Man braucht eine Gruppe von Key-Stakeholdern, wie wir sie nennen, die sich verantwortlich fühlen, diese Zielsetzungen und Aufgaben auch ausarbeiten, und das Tool während der Suche und auch während der Implementierung, dem Rollout und der späteren Nutzung vorantreiben. Sich da kümmern und Content Provider sind und intensiv damit arbeiten. Man darf sich auch nicht verlieren in der Suche nach dem perfekten Tool. Das erlebe ich ganz oft und ich habe das Gefühl, dass wir alle in dieser Pandemie im Home Office unser eigenes Ding machen und zu Einzelkämpfern geworden sind. Das heißt mit meiner Zielsetzung und meinem Arbeitsauftrag auf die Suche gehen und gucken, welches Tool passt zu mir, aber es soll bitte nicht die eierlegende Wollmilchsau werden. Nach meiner Erfahrung findet man nie das 100-prozentige Tool. Aus der täglichen Arbeit weiss man, dass man, egal was man nutzt, immer noch Wünsche und Anforderungen hat. Also sich nicht in der Suche verlieren, sondern Abstriche zu machen, sondern das auswählen, was einem die meiste Arbeit abnimmt. Und mein vierter Punkt ist, das Anfangsinvestment nicht zu scheuen, sei es monetär oder zeitlich. Ich spreche oft mit Kunden, die mir sagen, sie haben ein ganz kleines Team und wissen nicht, ob wir das überhaupt betreiben können. Was wir jetzt machen, ist zwar ungerichtet, aber wir kriegen das irgendwie hin in Google und Powerpoint. Da stellt sich die Frage, ob das sinnführend ist. Wenn man an diesen bekannten Comic denkt, wo zwei Steinzeitmenschen mit einer Schubkarre mit eckigen Rädern laufen und ein dritter kommt mit einem runden Rad vorbei. Und sie sagen, wir sind beschäftigt, dafür haben wir keine Zeit. Das spiegelt die Situation wider, man ist so gefangen in seiner Rolle, wo man alles gleichzeitig macht und mehrere Hüte aufhat, in Prozessen im Innovationsmanagement verhaftet ist, mehrere Projekte betreut, dass man Angst davor hat, nicht genügend Zeit zum Finden einer optimaleren Lösung zu haben. Mein Rat hier, nicht die Anfangsinvestition und die Zeit scheuen, das Tool wird euch sehr gut unterstützen.

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Trendmanagement als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Innovationsarbeit

Peter von Aspern: Der richtige Arbeitsauftrag und die klare Zielsetzung sind ganz wichtige Voraussetzungen für den Erfolg und die richtige Lösung. Wie schätzt du ein, dass das Trendmanagement eine ganz wichtige Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Innovationsarbeit ist? Spürst du das auch, dass in den Anfragen den Leuten bewusst ist, dass es da eine Differenzierung gibt? Oder denken viele, dass man Innovationsprojekte auch managen kann ohne den Vorlauf mit dem Trendmanagement zu durchlaufen? Wird das Thema Trendmanagement explizit angefragt oder entdecken viele das erst, wenn sie sich näher mit dem IMVG beschäftigen?

Carina Hechler: Ich bemerke beides. Zum einen haben wir ganz viele explizite Anfragen, was auch daran liegt, dass der Trendmanager und der Trendexplorer sehr explizit beschreiben, was sie machen können, und wir da einen ganz klaren Fokus auf das Trendmanagement haben. Es gibt aber auch viele Anfragen, die den ganzen Prozess von der Idee bis hin zu den Projekten und der Umsetzung schon hinter sich haben und jetzt bemerken, dass sie das Trendmanagement vergessen haben. Sie haben den ganzen Weg erfolgreich durchlaufen, teilweise mit externen Beratern, haben dafür auch Tools und stellen jetzt fest, dass etwas fehlt davor. Dann geht es darum, diese Prozesse gut zu verknüpfen und das Trendmanagement davor zu setzen. Da würde ich immer empfehlen, nochmal über ein extra Assessment zu gehen, also sich die Prozesse nochmal sehr stark anzuschauen und sie dann wertvoll verknüpfen.

Sebastian Metzner: Wenn die Unternehmen eine klare Vorstellung haben, was sie eigentlich wollen, und davon überzeugt sind, dann geht es ja mit Volldampf los. Wie wichtig ist es, dass die Unternehmen mit so einem Assessment ihre Ausgangsvoraussetzungen klar bestimmen und dann ein Gefühl bekommen für die beste Lösung. Ist es ein Fehler, dass Kunden meinen, sie können so ein Assessment überspringen oder gar nicht machen?

Carina Hechler: Man kann da nicht grundsätzlich von einem Fehler sprechen, weil wir in unserem Kundenkreis viele Unternehmen kennen, die das ohne Assessment gemacht haben. Die sind mitten rein in das Trendmanagement gesprungen und haben geschaut, wie das läuft. Auch da ist es nicht komplett schiefgegangen. Es hat etwas länger gedauert beziehungsweise werden diese Assessments auch nachgelagert gemacht. Wir haben auch Kunden, die seit zwei Jahren Toolnutzer sind und dann das Assessment trotzdem noch gemacht haben, um die Prozesse, die sie aufgebaut haben, nochmal zu überprüfen. Wir haben dennoch festgestellt, dass die Verbindung beider Elemente sinnhaft ist, weil es Kosten und Ressourcen spart und man genau weiss, was zu tun ist. Wir begleiten seit anderthalb Jahren unterschiedlichste Firmen in diesem Prozess, wo wir mit dem Assessment gestartet haben. Das funktioniert sehr gut, weil man von Anfang an klare Strukturen hat. Ich weiss, wer meine Stakeholder sind, wie ich mit denen kommunizieren muss, wie sind die Verantwortlichkeiten, also genau das, was im Zweifel die Pain Points sein können. Das ist dann von Anfang an geklärt und die können dann strukturiert angegangen werden.

Das Zielbild für die Auswahl des richtigen Tools

Sebastian Metzner: Ich knüpfe nochmal an dem Thema Assessment an, weil sich das so groß anhört und nach monatelanger Arbeit. Kannst du uns einen kurzen Überblick geben und eine Vorstellung davon, wie so etwas abläuft, was man im Idealfall einem Projekt vorschaltet bevor man die Software auswählt?

Carina Hechler: Es kommt darauf an, wie groß das Unternehmen ist und welche Lösung sie sich anschauen. Was für eine Innovationslösung man eigentlich sucht. Wenn wir das von unserer Warte aus betrachten, haben wir unterschiedlichste Fragestellungen, die zu klären sind, wo wir natürlich auch stark unterstützen. Das sind zum einen die Prozesse, die bereits vorhanden sind und die ausgeführt werden. Und je mehr Stakeholder ich hier beteilige, umso mehr Prozesse kommen hinzu, von denen viele noch nicht einmal etwas wussten und darüber informiert waren. Ein Status Quo Check ist superwichtig und darf nicht unterschätzt werden. Im gleichen Maße ist es wichtig, wo ich hinmöchte, was ist mein Zielbild? Die Abstimmung, ob das mein Zielbild ist oder das aller Beteiligten ist dann das nächste. Dann kommt die Frage nach den benötigten Funktionalitäten. Das geht einher mit der Toolauswahl. Bin ich im Design Thinking, brauche ich das Ideenmanagement, brauche ich ein Scouting Tool oder vielleicht ein KI, die mich unterstützt? Aber auch Funktionalitäten innerhalb meines gewählten Tools natürlich, also was benötige ich da eigentlich? Das wiederum geht einher mit den Output Formaten. Also wie möchte ich damit weiterarbeiten? Wie kann ich das in meine bestehenden Prozesse bringen? Was sind die Anforderungen an die Outputs, die ich aus diesem Tool herausholen kann? Dann kommt die Frage nach den beteiligten Stakeholdern und welche davon müssen partizipieren? Eine Standardfrage in meinen Demos ist die Frage, wer denn mit einbezogen werden muss. Ist das nur das Management, sind das alle, ist das ein Expertenpanel? Komme ich mit dazu? Eine Quintessenz ist, dass man sich vorab sehr gute und viele Gedanken machen sollte. Einen guten Anforderungskatalog erarbeiten und eine gute Zielsetzung, dann kann man auch die Toolauswahl starten.

Der Prozess der zielgerichteten Softwareauswahl

Sebastian Metzner: Wenn man die Zielsetzung hat und die Bedingungen und Ausgangsvoraussetzungen klar sind, wie sieht dann der Weg aus zur Auswahl eines perfekten Tools?

Carina Hechler: Wir gehen davon aus, dass die erwähnten Anfangsvoraussetzungen klar sind und alle auf dem gleichen Nenner sind, dann fange ich mit einer Recherche an. Welche Tools können mir mit überschaubarem Aufwand behilflich sein? Wie kann ich die einsetzen? Wichtig ist, dass die Anforderungen zu den vorgegebenen Umsetzmöglichkeiten passen müssen. Wenn ich ein Tool suche, was umfassend ist, was mir den kompletten Prozess abdeckt, ich aber die Ressourcen dafür nicht habe, und auch vielleicht keine Möglichkeit, das in andere Abteilungen des Unternehmens zu bringen oder mit der Strategie zu verbinden, dann brauche ich vielleicht im ersten Ansatz nicht solch ein umfassendes Tool. Der Anforderungskatalog muss zu den vorgegebenen Umsetzmöglichkeiten passen, wie schon erwähnt. Dann würde ich eine Markenanbieterrecherche machen. Welche Anbieter gibt es, wobei die meisten großen Anbieter von die Innovationstools und Softwarelösungen am Markt wohl jeder kennt. Dennoch schadet eine weitere Recherche nicht. Es gibt inzwischen sogar ein Listing, wo man alle Tools in der Übersicht mit kurzen Beschreibungen sieht und vorab schon mal klären kann, wo deren Schwerpunkte liegen. Vielleicht fängt man auch erst einmal bei den großen Anbietern an, sich zu informieren. Eine Information würde ich mir immer über eine Demonstration und Testzeiträume holen. Die meisten Anbieter haben Beschreibungen und Demonstrationen auf ihren Webseiten. Ich würde empfehlen, auch in eine Live-Demo reinzugehen, was meist ein 45-minütiger bis einstündiger Termin ist. Der kann auch bei TRENDONE mit mir stattfinden, oder mit einer Kollegin. In solch einer Demo hat man die Möglichkeit, Fragen zu stellen, zum anderen aber auch einen anderen Blickwinkel zu erhalten, zum Beispiel warum einige Funktionalitäten in einer bestimmten Reihenfolge sind. Welche Prozesse liegen dahinter, hilft mir das nochmal, einen besseren Überblick zu bekommen für meinen Anforderungskatalog, was sind die typischen Prozesse und was sind die Tricks und Kniffe? Als nächstes sollte man das dann selber testen, weil man viel erzählen kann und das selbst alles erproben sollte. Wie benutzerfreundlich ist das, halten die Funktionalitäten das, was der Hersteller verspricht, kann ich meine Kollegen einfach einbinden oder ist das für die problematisch, ist es wirklich so, wie in der Demo gezeigt? Dann sollte man sich unterschiedliche Produkte anschauen. Nochmal der Tipp, sich nicht in der Suche zu verlieren. Wenn ich mir 20 Tools ansehe, bin ich wahrscheinlich danach auch nicht viel weiter. Lieber drei Tools auswählen, die den Ansprüchen am nächsten kommen, die eingehend testen und dann eine Entscheidung treffen.

Peter von Aspern: Es geht ja auch darum, aus dem Auswahlprozess auch das Risiko so weit wie möglich herauszunehmen. Ob es die ideale Auswahl überhaupt gibt, ist ja auch eine philosophische Frage. Ein Aspekt ist, dass die Anforderungen and die Softwarelösung bezüglich Funktionalität, User Interface, Inhalten in Einklang stehen muss mit den Möglichkeiten und Ressourcen, die ich intern überhaupt habe. Entweder ich habe etwas Out Of The Box, wo das meiste zu meinen Anforderungen passt, oder du hast die ganz großen Lösungen am Markt, die du ein Stück weit individualisieren kannst. Die bilden dann alles ab was du willst, aber du merkst auch schnell, dass du diesen Aufwand, den du dir damit ins Haus holst, auch ein Stück weit rechtfertigen musst. Es muss einfach zu bedienen sein, du musst viel mehr Zeit aufwenden das Ganze auch intern zu schulen, damit das funktioniert. Das ist eins der großen Risiken, die in solchen Projekten drinstecken, dass man den Aufwand unterschätzt, den man intern hat. Welche Fallen gibt es noch, in die man tappen kann, wenn man auf dem Weg ist, sich zu entscheiden?

Carina Hechler: Viele Innovationsverantwortliche haben Angst, Fehler zu machen bei ihren Entscheidungen. In den meisten Fällen sollte man der Angst keinen Raum geben. Die Innovationstools zeigen mir einen recht guten Weg auf, und ich habe die unterschiedlichsten Möglichkeiten, genau wie du sie eben angesprochen hast, von der Out Of The Box Lösung bis hin zum Full On Suite, der für mich customized wird, und den ich im Zweifel erst nach fünf Monaten bedienen kann. Wenn ich ein Out Of The Box Tool nehme, bin ich da ganz gut aufgestellt. Ich kann auf vordefinierte Prozesse zugreifen, darüber den Einstieg erleichtern und damit den Aufwand etwas verkleinern. Hilfreich sein kann auch, anstatt auf das komplexe Gesamtprodukt zuzugreifen, im ersten Schritt zu schauen, ob es separierte Lösungen gibt. Da gibt es sehr viele am Markt, die sind in den meisten Fällen auch in Deutschland hergestellt, man muss also keine Befürchtungen haben, dass die Unternehmensdaten irgendwo in den USA in einer Cloud liegen. Die europäischen und speziell deutschen Produkte, die wir kennen, sind da sehr sicher. Darüber kann man die Implementierungsphase verkürzen und auch erleichtern. Weil ich auf etwas zugreife, was von jedem Platz erst mal als Out Of The Box Lösung zugänglich ist. Es ist wichtig, dass in dem Tool schon Inhalte sind, auf die man zugreifen kann. Es ist eine große Erleichterung, wenn ich vorbereitete und qualifizierte Inhalte zur Verfügung habe, wo ich den Einstieg dann leichter hinbekomme. Unsere Empfehlung ist das Trend- und Innovationsmanagement immer langfristig zu betrachten und auch langfristige Budgets dafür bereitzuhalten. Aber um die Angst vor einer Fehlentscheidung zu minimieren, kann man auch nachschauen, wie leicht man aus einem Produkt wieder rauskommt. Viele separierte Produkte ermöglichen den Transfer der Dateninhalte und wenn man nach einem Jahr feststellt, dass es überhaupt nicht funktioniert und es eine Fehlentscheidung war, dann sollte man die Konsequenzen ziehen und den Ausgang nutzen. Diese Überlegung ist dazu gedacht, diesen Anfangszweifel zu beseitigen. Eine Entscheidung sollte keine Einbahnstraße sein. Man sollte auch immer mit einer Pilotphase starten und dann auf das Tool für einen definierten Zeitraum zugreifen. In einem kleinen Team, vielleicht mit der Innovationsabteilung und den ausgewählten Stakeholdern, und dann in dieser Pilotphase, vielleicht drei bis sechs Monate, auch die Hilfe von externen Partnern in Anspruch nehmen. Wir haben das zum Beispiel beim Spiegel so gemacht. Die haben eine Zeitlang unser Tool getestet, weil da noch keine 100-prozentige Entscheidung getroffen werden konnte. Glücklicherweise hat das dann sehr gut funktioniert und sie sind jetzt ebenfalls Nutzer des Trendmanagers.

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Implementierung und Rollout

Peter von Aspern: Wenn ich als Innovationsverantwortliche alles Notwendige gemacht habe, wie du es oben beschrieben hast, und habe mich dann entschieden, hat man sehr viel Weg zurückgelegt. Nun kommt der Roll-out, der ja aufgrund der heutigen Cloud basierten SARS Lösungen recht schnell ist, und du willst mit den Leuten Live gehen. Du kannst deine Hausaufgaben noch so gut gemacht haben, aber dennoch kommt es doch auf die Implementierung an, oder? Ist Implementierung wirklich das Wichtigste?

Carina Hechler: Die Implementierung ist einer der wichtigsten Punkte, weil sie das weitere Vorgehen im digitalen Innovationsmanagement prägt. Zur Implementierung könnten wir eine ganze Folge machen oder auch zwei. Sie ist ein Vorgang, der genauso viel oder mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die Suche des richtigen Innovationsmanagement Tools. Man sollte von Anfang an die Stakeholder, die ja vielleicht auch im Assessment schon dabei waren, in die Entscheidung einbeziehen und sie verpflichten, das ganze mit voranzutreiben. Eine zielgerichtete Kommunikation an alle Stakeholder im Unternehmen sollte sehr früh und sehr oft erfolgen. Es ist eine große Hilfe, wenn man den ganzen Prozess offen kommuniziert. Tooleinführung, erste Inhalte, erste Teilnehmer, erste Outputs, erste Trendergebnisse, erstes Radar, all das sollte zielgerichtet kommuniziert werden, damit man alle Personen mitnimmt und sie in diesen ersten Phasen teilhaben lässt. Das sind wichtige Punkte. Das hört sich technisch umgesetzt sehr einfach und schnell an, dieser Prozess dauert aber ehrlicherweise. Wir wollen ja Wirkung erzeugen. Wir möchten langfristig denken. Dann müssen wir uns dafür auch die entsprechende Zeit nehmen, das gut ins Unternehmen zu tragen und einen Eindruck zu schaffen.

Peter von Aspern: Das Thema Rollout ist sicherlich sehr umfassend und würde den Rahmen hier sprengen. Was ich mir gemerkt habe ist, dass der pragmatische Ansatz sehr wichtig ist. Was immer ich tue muss eine Verhältnismäßigkeit zu meinen internen Ressourcen haben, sowohl budgetär als auch zeitlich. Da muss man einen guten Mittelweg finden. Wir glauben, dass die sowohl die Cloud- als auch Out Of The Box Lösung oft die richtige Wahl ist. Da ist meist das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen passend. Man hat dort Prozesse, die funktionieren, die bereits hinterlegt sind und dokumentiert und man verlierst sich nicht im Nachbau eigener Prozesse in einer Software, die man teilweise selbst baut. Aus eigener Erfahrung weiss ich, dass eine Einführung von Trendmanagement und Innovationsmanagement der richtige Zeitpunkt ist, über die eigenen Prozesse nachzudenken. Im Idealfall geht das Hand in Hand und man stellt sich in Teilen neu auf. Es ist auch wichtig Software und Content als ein Ganzes zu sehen, gerade auch beim Rollout. Bei der Nutzung der Software sollte man sofort einen positiven Aha Effekt haben. Das sollte immer passieren, sonst hat man oft keine Chance, dass die Leute die Lösung ein zweites oder drittes Mal nutzen.

Carina Hechler: Mir fallen noch zwei Punkte ein an der Stelle. Zum einen ist es wichtig, sich einen Anbieter auszusuchen, der eine gute Community hat. Das kann helfen bei der Entscheidung, indem man mit anderen Kunden spricht über deren Probleme und Lösungen. Wie haben die das implementiert, wie ausgerollt, wie die Kolleginnen und Kollegen eingebunden und so weiter. Eine Werbung in eigener Sache, der Trendmanager hat eine eigene Community. Wir treffen uns alle drei Monate mit unseren Kunden und tauschen Erfahrungen aus. Manche Power Nutzer sind gerne bereit, über ihre Erfahrungen zu sprechen. Nochmal zum Thema Trendmanagement und Innovationsmanagement, das ist eine langfristige Sache. Schnelle Selektion des Tools reicht nicht aus. Das Ganze ist ein Marathon, kein Sprint. Es dauert oft eine Zeit, bis Trendmanagement und Innovationsmanagement greifen. Es dauert, bis ich alle Personen da abgeholt habe, wo sie sich gerade befinden und sie sie einbezogen habe.

Sebastian Metzner: Wie erreicht man dich am besten, wenn man zu den besprochenen Themen Fragen hat?

Carina Hechler: Das geht über hechler(at)trendone(dot)com, die angesprochenen Webinare, die Live-Demos für beide Tools, über unsere Webseite www.trendmanager.com, oder auf LinkedIn.

Sebastian Metzner: Vielen Dank für die Insights. Die nächste Folge hat das Thema „Trends 2022“. Welche Themen werden nächstes Jahr relevant sein.

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